Quel logiciel pour gérer les bénévoles de la mosquée ?

La réponse courte

Il n’existe pas un logiciel « des bénévoles » : un logiciel de mosquée donne un accès à ceux qui gèrent, un agenda partagé organise ceux qui se relaient.

Les logiciels de gestion de bénévoles conçus pour les grandes associations (recrutement, compétences, heures données) sont souvent surdimensionnés pour une mosquée. La vraie question est plus simple : qui doit voir quoi ?

Les bénévoles d’une mosquée, et ce dont chacun a besoin

• L’enseignant bénévole : son planning, la liste de ses élèves, l’appel, les devoirs, un moyen de joindre les parents.
• Le secrétariat : les inscriptions, les dossiers des familles, les listes de classe.
• Le trésorier : les recettes, les dépenses, les comptes et les justificatifs.
• Le secrétaire du bureau : les procès-verbaux des assemblées et des conseils.
• Les bénévoles de l’accueil, du nettoyage ou des événements : un planning de permanences.

Comment Madrasapp répartit les accès

Un compte par personne, avec un rôle qui limite ce qu’elle voit.

• Enseignant : son planning, ses classes, l’appel, les devoirs et la messagerie de ses cours. Il ne voit pas les paiements.
• Secrétariat : les liens et les demandes d’inscription, la validation des dossiers, les fiches des familles et les listes de classe en PDF.
• Direction : tout, y compris les paiements des familles, la trésorerie, les dons, la zakat et les procès-verbaux.

Les paiements, la trésorerie, les dons et les procès-verbaux sont réservés aux comptes de direction. Un trésorier ou un secrétaire du bureau reçoit donc un compte de direction : réservez-le aux membres du bureau.

L’appel en ligne, fait par chaque enseignant →

Les bonnes pratiques, quel que soit l’outil

• Un compte par personne, jamais un mot de passe partagé : on sait qui a fait quoi.
• Le moins de droits possible : un enseignant n’a pas à voir les paiements des familles.
• Retirer l’accès le jour où un bénévole s’en va. Dans Madrasapp, la direction crée et supprime les comptes du secrétariat.
• Garder les informations dans l’outil, pas dans des fichiers envoyés par messagerie : elles restent à la mosquée quand l’équipe change.

Pour les permanences et les événements

Madrasapp ne planifie ni les permanences, ni le nettoyage, ni la logistique des événements.

Pour ces besoins, un agenda partagé ou un tableau des créneaux suffit souvent. Un outil dédié aux bénévoles se justifie quand ils sont nombreux et que les créneaux changent chaque semaine.